人事档案利用、材料收集及转递服务指南
一、政策依据
1.《干部人事档案工作条例》中共中央办公厅印发2018年11月
ZCYJ1-干部人事档案工作条例.pdf
2.中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118号）
ZCYJ2-流动人员人事档案管理暂行规定（人发〔1996〕118 号）.pdf
二、办事基本信息
负责人事档案的建立、接收、保管、转递，档案材料的收集、鉴别、整理、归档等日常管理工作；负责人事档案的查（借）阅、档案信息研究等利用工作，档案信息化建设工作，配合开展人事档案审核工作；配合有关方面调查涉及人事档案的违规违纪违法行为；办理人事档案其他有关事项。
三、办事须知
（一）查（借）阅须知
1.查（借）阅原则
因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅干部人事档案：
（1）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（2）干部录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培养、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、教职工信息登记、退（离）休、社会保险、治丧等；
（3）人才引进、培养、评选、推送等；
（4）巡视、巡察，选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政务处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（5）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（6）组织人事日常管理中，熟悉了解干部，研究、发现和解决有关问题等；
（7）其他因工作需要利用的事项。
干部本人及其亲属办理公证、诉讼取证等有关干部个人合法权益保障的事项，可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案。
2.查（借）阅手续
（1）查阅人事档案应如实填写《人事档案利用审批表（介绍信）》，按照程序报单位负责同志审批签字并加盖公章，携带本人身份证明（校园卡、身份证）严格履行审批登记手续；
（2）查阅档案应当2人以上，一般均为中共党员；
（3）在规定时限内查阅。
3.查（借）阅注意事项
（1）任何人不得查借阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的人事档案。
（2）查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布人事档案内容。
（3）查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料，未经批准不得复制档案材料。
（4）人事档案一般不外借，组织、人事部门因特殊情况需要借阅人事档案的，经人事处主管领导批准后，可在符合阅档条件的办公室查阅,否则不得借出。
（5）借出使用的档案和摘抄的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅，用毕及时归还。档案借阅时间不得超过三天，节假日必须退回档案管理部门。
（6）对违反本规定要求的，按照《中华人民共和国档案法》《中国共产党纪律处分条例》等法律法规给予相应的党纪政纪处分，直至追究法律责任。
（二）转递须知
人事档案的转递包括转入和转出。人事档案管理权限发生变动的，原管理单位的人事档案工作机构应当对档案进行认真核对整理，保证档案内容真实准确、材料齐全完整，并在两个月内完成转递。
1.教职工因人才引进、公开招聘、调入、转业来我校工作的，须在两个月内及时转入档案，逾期未转的，人事档案管理部门应及时催转，当事人有义务协助档案室催要档案。
2.教职工因调出、辞职、辞退，应及时将档案转出。
3.按照中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118号）文件规定，辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案，应该遵循“集中统一，归口管理”的原则，流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管人事档案。
注意事项
1.人事档案必须通过机要交通或者安排专人送取，不准通过邮局邮寄或交本人自带。转递单位和接收单位应当严格履行转递手续，按规定填写《档案转递通知单》。
2.人事档案必须在县以上党委组织部门、人事部门和人事部门下属的人才服务中心之间方可转递。
3.转递的档案材料必须完整齐全，并按规定认真装订，不得扣留材料或分批转出。
4.转入的档案应审查、核对并登记在册，并将回执单寄回，档案材料不全的应及时催要。
5.转出档案必须填写《档案转递通知单》，登记在册，并严密包封，逾期未寄回执单者，应发信催问，以防丢失。
（三）材料收集须知
1.材料内容
各级党政机关、其他组织及个人应当按照各自职责，共同做好人事档案内容建设。应当按照要求制发材料，本人和材料形成部门必须如实、规范填写材料。材料形成部门应当按照相关规定审核材料，在材料形成后一个月内主动向档案科移交。
归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用彩色复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
2.注意事项
（1）不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
（2）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
（3）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
（4）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
四、办事流程
（一）档案转入：调档函（调配科开具）——原单位人事部门（补充材料整理档案）——机要局——接收单位——档案审核（索要缺材料）——整理编目入库
（二）档案转出：调档函（持接收单位开具）——调配科（办理相关手续）——分管领导批签——审核材料——索要补充材料（材料形成部门）——档案室整理编目——机要局——拟接收单位
（三）档案查阅：《人事档案利用审批表》（填写完整）——档案管理人员（登记）——调取档案——阅档室查阅——收回登记入库
（四）材料收集：材料形成部门——档案管理人员（审核）——登记入档
五、常用下载
1.《人事档案利用审批表》
CYXZ1-人事档案利用审批表.doc
